新入社員は要チェック?メールでやりがちな失敗とは!

ビジネスメールでは友人や家族とのメッセージのやりとりとはまったく異なるマナーが求められます。マナーに反したメールは相手に不快感を与えることもありますから、事前によくありがちな失敗について学んでおきましょう。

☆やりがち?!メールの失敗例
メールは電話と違い、相手の都合の良いときにメッセージの確認や返信をしてもらうことができる、非常に便利なツールです。しかし一度送信ボタンを押してしまうと、取り消すことはできません。送る前にはよく内容を確認する必要があるといえます。特に件名については、一目見て用件を判断できるようにする配慮が求められます。たとえば、以下のような件名はどうでしょうか。
<例>会議について

☆なにがダメなのか?
<例>の件名では、どのような意図があってそのメールを送っているのかが不明瞭です。会議の日程調整に関する連絡なのか、それとも会議に使う資料の請求なのか、あるいはすでに終えた会議の内容確認なのか…とさまざまな憶測を招きます。
相手は1日に何通、何十通ものメールを処理していることもあり、内容が不明な場合には後回しにされてしまうことも考えられます。社内の人なら「○○の件についてメールをしました」と一言声をかければ解決することもありますが、相手が社外の人ならそうもいきません。メール本文の内容を簡潔に、わかりやすくまとめるようにしましょう。

☆たとえばこんな件名に
より的確な件名をつけたいと思うのなら、本文を書き終えてから件名を考えるという方法があります。文章全体をざっと見直して、内容に沿ったタイトルを考えてみましょう。
たとえば、
・製品開発会議の日程調整のお願い
・【来週水曜】マーケティング戦略会議の資料送付
・【○月○日】新規プロジェクト会議議事録送付
以上のようにまとまっていれば、パッと見たときに本文の内容も推測しやすいのではないでしょうか。必要に応じてカッコなども使い、見やすくなるように心がけましょう。ただし、件名が長すぎると受信トレイの中で文末が途切れてしまうことがあります。20文字前後を目安にまとめた方が無難です。

☆見えない相手だからこそ、丁寧に
メールは文面のみのコミュニケーションであり、相手の顔を見ることはできません。電話や対面での会話なら話し方や雰囲気などで相手に与える印象を変えることも可能でしょうが、メールではそれができません。相手に誤解されたり、不快感を与えたりしないためにも、マナーを身につけるべきといえます。件名だけでなくメールの本文内にも求められるビジネスマナーがありますから、1つ1つをしっかり確認し、スマートなやりとりができるように準備しておきましょう。

転ばぬ先の杖!

関連記事

紙書籍

  1. 空き家は846万戸、総住宅数に占める空き家の割合は13.6%と過去最高を記録し、人口減少であるにもか…
  2. 2015年1月1日に施行された相続税及び贈与税の税制改正により、相続税について定額控除額の引き下げや…
  3. 「税理士が見つけた!(本当は怖い)建設業経理の失敗事例55」は「失敗から学ぶ実務講座シリーズ」の10…
ページ上部へ戻る