メールの文面でお客様を怒らせた失敗談

メールやLINEでのメッセージは日常的に行われている習慣ですが、その延長線上でビジネスシーンのメールを作成するとたいへんなことになります。ここでは、失敗例から言葉の大切さを確認してみましょう。

☆メールの文面が間違っていた
新人時代、直属の上司に呼び出されました。そして「取引先が君のメールに怒っている」と聞かされたのです。心当たりが全くなかったので驚きました。どうやら、メールの文面に挨拶がないことで相手を不愉快にさせてしまったらしいのです。「相手は大切なお客様であって同僚ではない。いや、同僚へのメールにだって挨拶は必要だ」と厳しく上司から怒られました。それ以来、メールの文頭と文末には必ず挨拶文を入れるようになり、お客様からクレームを受けることはなくなりました。

☆メールのビジネスマナーを知らなかった
失敗の原因としては、メールの送り方に関するビジネスマナーを理解していなかったことが挙げられます。仕事のメールでは文頭に「お世話になっております」や「いつもありがとうございます」という挨拶があるのが普通です。そして、メールの最後には「以上、よろしくお願いいたします」などの文言で締めます。おそらく友達とメールをするような感覚の延長でお客様とも連絡を取ってしまっていたのでしょう。また、メールの文章にしても敬語や敬称が適当になっており、ビジネスシーンに適していなかったのではないでしょうか。

☆メールのルールは早く覚えよう
解決策として、メールのテンプレートを作ることがおすすめです。毎回、挨拶文を書き込んでいたのでは時間がかかりますし、忘れてしまうこともありえます。そこで、テンプレート化して自分で打たなくても挨拶文が表示されるようにしておきましょう。その際、ルールを徹底的に学ぶため、教本などを参考に敬語を勉強すると、なお確実です。敬語は自分から覚える意識を持たないと頭に入ってこない習慣です。人に注意される前に正しい言葉遣いの重要性を実感し、対策を練っておきましょう。

☆ビジネスシーンと言葉の関係
ビジネスシーンではあらゆる言葉が飛び交っています。メールでのやりとりに、見積書、提案書など、全てに相応しい文章が存在しています。ただし、共通しているのは「美しい言葉で書かれていなければいけない」ということでしょう。そのためには最低限のマナーを心得て、誰が読んでも不愉快にならないよう気をつけることが肝心です。学生気分が抜けない新人は、つい目上の人への言葉遣いが乱れてしまいがちです。しかし、それで損をするのは最終的に自分自身なので早い段階で言葉遣いを直すことを意識しましょう。

転ばぬ先の杖!

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