メールで失敗しないために

学生のころからずっと個人でもメールを使っているから大丈夫、と注意を怠ってしまいがちなのが会社のメールです。社外に送信するときはもちろん、社内メールも気をつけないと基本的なビジネスマナーを疑われてしまいかねません。メールの失敗は案外多いので、気をつけておくにこしたことはないでしょう。

☆メールの誤送信で大問題に
社内で同じ苗字で別の方にメールしてしまった場合は、誤送信した相手と内容により反応は違いますが、自分宛でないメールを受け取った相手からすれば、注意が足りないなと思われてしまいます。社内であればこれで済みますが、社外の方に対してのメール誤送信は大問題に発展し、会社としての信頼に関わることがあるので注意しましょう。特に相手方とある程度機密情報を添付してメールのやりとりをしているときには、間違って別の会社にそのメールを送信してしまうと取り返しのつかないことになります。

☆送信する内容の重要度を理解していない
社内の宛先間違いでも、あまりにも頻繁に同じようなことが続くと失敗したという言い訳では済まされなくなることがあります。社内で誤送信したときには、必ず間違って送ってしまった相手に丁重にお詫びしましょう。また、社外メールで誤送信してしまうというのは、ビジネスマナーとして失格だけでなく、送信した内容によっては社会人としての信用を失う可能性もあります。会社で使うメールは個人のものではなく、会社に所属しているという認識を常にもって、どのような内容のメールを自分が送るのかをしっかりと理解しておきましょう。

☆忙しくても送信前には内容と宛先を再度チェック
ときには至急の案件に対応しているときに、社外に向けて至急メールを送らなければいけない状況になることもあります。しかし、どれだけ忙しくても、急いでいても、メールを送るときには必ず宛先のメールアドレスが間違っていないか送信前に再度確認しましょう。さらに、件名、宛名、添付ファイルがあるときにはファイルの内容が正しいものであるかを再度確認することが大切です。

☆メールの取り扱いひとつで会社の信頼を失うこともある
一人の社員のメール誤送信で、その送信した内容によっては重要な取引先を失ってしまう可能性があります。さらに、他の取引先にも影響を及ぼし、他の社員にも多大な迷惑をかける大問題に発展することもあります。会社のメールはこれだけの影響力を及ぼすのだということを強く認識しておく必要があります。

転ばぬ先の杖!

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