ビジネスマナーの失敗!電話対応はどうすれば正解なのか?

新入社員が企業に勤めるようになって、最初に起こしやすいビジネスマナーの失敗が電話での対応です。取引先相手から電話がかかってきても、新入社員であれば顔も見たことがない相手であることから、失礼な対応をしてしまうことがあります。今回は、失敗しやすい電話でのマナーについて、なぜ失敗したのか、どうしたらよかったかなどを解説していきます。

☆「もしもし」といった日常的な切り替えしを行ってしまう
会社での電話の応対でよくある間違いが、電話を取った時に「もしもし」といって返事をしてしまうことです。プライベートではないので、軽率な返事の仕方は、信用を失いかねません。内線であっても、仕事中であれば、「もしもし」といった応対は問題があるので、言い方を社内のルールに沿って変えることが重要です。電話は相手の顔が見えないので、第一印象が大切になってきます。しっかり余裕を持って対応し、失礼のない切り替えしを覚えていきましょう。

☆問題なのは電話応対のマニュアルが頭に入っていないこと
新入社員として企業に入社した際には、ビジネスマナーから研修を行うことが多いでしょう。研修の内容は企業によって異なりますが、ほとんどの場合、電話応対のマニュアルを学びます。真剣に取り組んでいれば、電話がかかってきた際にマニュアルを思い出して対応できるはずですが、できないということはマニュアルが頭に入っていないということです。もう一度研修時のことを思い出す必要があるでしょう。

☆電話応対が不安であれば、上司や先輩に質問しておく
研修の時にマニュアルを説明されたからといって、すぐに覚えるのは至難の業です。そのため、実践で覚えていくしか方法はありません。問題なのは、何度も同じようなことで間違いを繰り返してしまうことです。一度間違えたことは、二度と間違えないという気持ちを持って対応すれば、いずれ電話応対のマナーも向上します。その時に、一人で何とかするのではなく、長年経験している上司や先輩にどうしたらよいのか、質問を繰り返し行っていくとよいでしょう。そうすれば、目上の方とのコミュニケーションも自然と取れるので、仕事の付き合いも円滑に向上させることが可能です。

☆電話応対はビジネスマナーの基本
社会人になれば、必ず電話応対をする時がやってきます。その時に歳を重ねているのに、同じような問題を繰り返している方が恥ずかしいことなのです。そのため、「聞くは一瞬の恥、聞かぬは一生の恥」と言葉があるように、新入社員のうちに問題を解決しておきましょう。初めは誰でも問題を起こすことがほとんどでしょう。それを乗り越えて一人前になっていくので、怖がらずに何度も挑戦を続けていくことが社会人としてのマナーを向上させる秘訣なのです。

転ばぬ先の杖!

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